Um grande varejista buscava estruturar uma jornada do colaborador mais ágil para seus 100 mil funcionários distribuídos por todo o Brasil. O desafio central era aprimorar os processos de gestão de pessoas em todas as suas unidades. Com o apoio da Falconi, a companhia estruturou um projeto com foco em simplificação tecnológica para duas frentes: criar uma jornada sem atritos que favorecesse os colaboradores e otimizar a gestão de pessoas pelo departamento de Recursos Humanos (RH).
O foco do projeto foi melhorar a experiência e ampliar a autonomia dos colaboradores, além de trazer mais integração, controle e agilidade gerencial para a equipe de RH, composta por mais de mil pessoas também em todo o país.
O varejo enfrenta escassez estrutural de mão de obra e alta rotatividade. Quando a experiência dos funcionários se torna inadequada, esse problema se intensifica. A empresa tinha grande fragmentação tecnológica e baixa eficiência operacional no RH, resultado de um ambiente complexo e pouco interligado. As lojas também não conseguiam cumprir as rotinas corporativas e demandas dos funcionários.
A companhia operava com mais de 20 sistemas, dos quais apenas metade estava integrada. Nove deles concentravam 61% dos problemas operacionais mapeados. Além disso, havia excesso de preenchimentos manuais, controles paralelos e retrabalho recorrente no RH, o que tornou a atualização tecnológica o maior desafio.
Essas barreiras resultavam em:
- Elevado custo e limitações no modelo de atendimento e serviços de RH;
- Dados de baixa confiabilidade, que dificultavam a tomada de decisão e velocidade de resposta;
- Plataformas pouco integradas e baixa usabilidade para gestores e colaboradores.
Solução envolveu a reestruturação da jornada de ponta a ponta
A reestruturação da jornada focou na experiência do colaborador, independentemente da unidade em que estivesse alocado. A Falconi auxiliou o cliente na análise das tecnologias disponíveis no mercado mais adequadas para as suas necessidades. Houve busca ativa e curadoria de ferramentas, sempre verificando aderência, custos de implantação e regras de segurança e compliance.
Após essa análise e redesenho, os principais subsistemas de gestão de pessoas foram definidos: Atração, Recrutamento, Seleção, Administração de Pessoal, Folha de Pagamento, Benefícios, Remuneração, Saúde, Medicina, Segurança, entre outros.
Projeto gerou melhorias para o time de RH, os colaboradores e a empresa
O principal ganho para colaboradores, RH e empresa foi a melhoria de processos. Para os colaboradores, a redução de complexidade aumentou a autonomia ao usar os sistemas, agora mais integrados. A experiência aprimorada contribuiu para melhorar a produtividade, reduzindo turnover, horas extras e absenteísmo.
Para o RH, os ganhos foram significativos: redução de tarefas manuais, diminuição do tempo de retorno em solicitações de colaboradores e redução de chamados abertos. O ciclo de contratação tornou-se menor, eliminando o prejuízo de deixar vagas abertas por períodos prolongados.
Para a companhia, houve ganho de eficiência nos gastos com tecnologia, com redução de mais de 10% nas despesas pela otimização das ferramentas. Os processos tornaram-se simplificados, padronizados e mais ágeis. Os sistemas foram adequados à legislação vigente e às normas sindicais de cada município onde a empresa opera.
A transformação evidencia como a tecnologia pode conectar a experiência do colaborador à eficiência operacional, criando uma jornada simples, integrada e orientada às necessidades das pessoas e do RH, mesmo em equipes com milhares de pessoas dispersas em muitas unidades. O resultado é um modelo de gestão de pessoas mais eficiente, escalável e preparado para sustentar a evolução da empresa.
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